Huishoudelijk reglement

 
Huishoudelijk Reglement Loopgroep Eemsmond Runners                                                 Versie 0.3


 

  1. De voorzitter, secretaris en penningmeester vormen samen het Dagelijks Bestuur.

 

  1. Het Dagelijks Bestuur behartigt de dagelijkse gang van zaken en kan beslissingen nemen in zaken die geen uitstel gedogen.

 

  1. In de bestuursvergaderingen kan ieder bestuurslid één stem uitbrengen. Stemmen bij schriftelijk verleende volmacht is toegestaan.

 

  1. Geldige bestuursbesluiten kunnen slechts genomen worden, indien een meerderheid van bestuursleden op de vergadering aanwezig is. Een voorstel is aangenomen indien een meerderheid van de aanwezigen voor het voorstel stemt. Over personen wordt schriftelijk gestemd, over zaken mondeling of bij handopsteken.
     
  2. De voorzitter leidt de vergadering van het bestuur en het Dagelijks Bestuur. Bij afwezigheid van de voorzitter kiest het bestuur uit haar midden een vervangend voorzitter.

 

  1. Het bestuur kan uit haar midden leden aanwijzen die belast worden met taken die taken die het bestuur zinvol acht.

 

  1. De secretaris is onder andere is verantwoordelijk voor de voorbereiding en organisatie van bestuurs- en dagelijks-bestuursvergaderingen en (in samenwerking met de overige bestuursleden) van de Algemene Vergade­ringen (agendering, convocaties, notulen e.d.). De secretaris is belast met het voeren van de officiële correspondentie van de vereniging en houdt tevens het archief van de vereniging.

 
 

  1. Voor elke Algemene Vergadering (AV), bedoeld in art. 15 lid 4 van de Statuten, is de penningmeester belast met de voorbereiding van de begroting voor het komende verenigingsjaar. De penningmeester kan zich laten bijstaan door een 2e penningmeester en/of een financiële commissie. De penningmeester coördineert de ledenadministratie
     
  2. Het in de Statuten genoemde rooster voor bestuurswis­seling wordt zodanig opgesteld dat voorzitter, secretaris en penning­meester niet in hetzelfde jaar aftreden.

 

  1. Indien een aftredend bestuurslid zich niet herkiesbaar stelt, draagt het bestuur kandidaten de te vervullen vacature(s) voor, middels de agenda van de AV waarin nieuwe bestuursleden moeten worden gekozen. Tot tenminste 7 dagen voor de AV kunnen de voordrachten van het bestuur worden aangevuld door de leden door schriftelijk namen van tegenkandida­ten in te dienen bij het secretariaat van de vereniging. Elke voordracht van tegenkandidaten moet ondersteund worden door tenminste 4 stemge­rechtigde leden en voorzien zijn van een door de tegenkandidaat onderte­kende verklaring dat met de kandidatuur wordt ingestemd.

 

  1. Indien een bestuurslid tussentijds aftreedt, benoemen de overige bestuurs­leden een plaatsvervanger en doen hiervan schriftelijk mededeling aan de leden. Indien de penningmeester tussentijds aftreedt, doet hij verslag omtrent de stand van zaken van de kas aan de kascontrolecommissie, waar­na hij de kas aan zijn opvolger overdraagt. Het tussentijds aangestelde bestuurslid is op de eerstvolgende AV af­tredend en direct herkiesbaar. Degene die na deze AV de betreffende bestuursfunctie vervult, neemt op het rooster van aftreden de plaats in van het tussentijds afgetreden bestuurslid.

 

  1. Het bestuur vergadert tenminste 4 maal per jaar.

 
.
 

  1. Het bestuur kan besluiten dat bestuursleden commissievergaderingen bijwonen met uitzondering van die van de Commissie van Beroep.

.
 

  1. Van alle bestuursvergaderingen worden notulen gemaakt die na goedkeuring worden gedateerd en ondertekend door voorzitter en secretaris.

 

  1. Het bestuur is bevoegd tot benoeming buiten commissieverband van functionarissen
     
  2. Alleen meerderjarige personen kunnen lid worden van de vereniging.

 
 
Commissies
 

  1. Het bestuur kan zich in haar taken laten bijstaan door een aantal commissies. De commissies worden benoemd op de AV, of op enig moment wanneer het bestuur dit gewenst acht.

 

  1. Leden van de commissies, als bedoeld in artikel 20 van dit HR, worden benoemd door het bestuur steeds voor de tijdsduur van een jaar. Het bestuur is te allen tijde bevoegd commissie-leden uit hun functie te ontslaan. Het lidmaatschap van een commissie eindigt behalve door het verstrijken van de benoemingstermijn, ook door het beëindigen van het lidmaatschap der vereniging. Een commissie heeft het recht voor zich voordoende vacatures ter completering van de betreffende commissie een voordracht bij het bestuur in te dienen. Het bestuur deelt de samenstelling van de commissies mee aan de leden tijdens de AV.

 

  1. Commissies dienen te bestaan uit minimaal 2 en maximaal 7 leden. Geldige commissiebesluiten kunnen slechts genomen worden indien een meerderheid der commissieleden op de vergadering aanwezig is.

 

  1. Commissies vergaderen zo vaak als nodig, maar minimaal 1 maal per jaar.

 

  1. Alle commissies, zijn verantwoording ver­schuldigd aan het bestuur.

 

  1. Iedere commissie brengt jaarlijks verslag uit over z'n werkzaam­heden aan het bestuur, op een door het bestuur vast te stellen tijdstip.

 
 

  1. De Trainersraad bestaat uit alle trainers van vereniging. De Trainersraad (TR) is verantwoordelijk voor de trainingstechnische en wedstrijdbegeleidingsaspecten en heeft o.a. tot taken:
    1. ontwerpen van een integraal trainingsplan;
    2. ontwerpen en bepalen van de inhoud van de trainingen alsmede het realiseren ervan;
    3. planning en coördinatie van speciale trainingselementen zoals trainingsweekends en –stages;
    4. samenstellen en coachen tijdens wedstrijden;
    5. training en technische begeleiding van leden.

.
 
 
 
 
Website
 

  1. De vereniging heeft een verenigingswebsite, genaamd "www.eemsmondrunners.nl" Het bestuur kan hierin te allen tijde artikelen plaatsen die haar dienstig voorkomen.

 

  1. De redactie van de website bestaat uit minimaal 2 meerderjarige leden.

 
 
Lidmaatschap
 

  1. Met betrekking tot art. 4 van de Statuten geldt dat aanmelding als lid dient te geschieden bij het secretariaat van de vereniging door middel van een aanmeldingsformulier. Meerderjarige personen ondertekenen dit aanmeldingsformulier persoonlijk.

 

  1. Bij aanmelding als lid dient tegelijkertijd een machtiging te worden afgegeven aan de penningmeester van de vereniging om de verschuldigde contributie te incasseren.

 

  1. Bij aanmelding als lid dient tegelijkertijd een persoonlijk emailadres te worden verstrekt. Alle correspondentie met de vereniging die van en naar dit emailadres verloopt wordt als officieel gezien.

 

  1. Incasso van de contributie geschiedt 1 maal per jaar en wel in maart..

 

  1. Adreswijzigingen dienen schriftelijk of per email aan het secretariaat van de vereniging te worden gemeld.

 

  1. Aspirantleden kunnen drie maal meetrainen om niet zonder lid te zijn van de vereniging, Daarna dienen zij lid te worden van de vereniging.

 
 
Wedstrijden
 
44.     Deelnemers aan wedstrijden worden aangemoedigd om (niet verplicht) in clubtenue uit te komen.
 
45.     Het bestuur is gerechtigd voor wedstrijden of andere evenementen inschrijfgelden te vra­gen, die per evenement verschillend kunnen zijn.       
 
 
Algemene vergadering
 
48.     In aansluiting op het in art. 15 lid 3 van de Statuten bepaalde wordt de definitieve agenda van een door het bestuur bijeengeroepen AV ten­minste 8 dagen voor de vergadering gepubliceerd op het besloten gedeelte van de website of via email toegezonden.
 
49.     Leden hebben het recht voorstellen op de agenda te doen plaatsen van een in het vorig artikel bedoelde AV. Zij dienen dit voorstel schriftelijk 2 weken vóór de AV in bij het bestuur, via het secretariaat van de vereniging. Het voorstel dient te worden vergezeld door een schriftelijke steunbetuiging van tenminste 2 andere leden.
 
50.     Over punten die niet op de agenda zijn geplaatst conform het vorige artikel, kan de AV na stemming wel spreken maar geen beslissing nemen tenzij tenminste twee derden van de leden voor de beslissing stemmen.
 
51.     In aansluiting op art.17 lid 7 van de Statuten geldt dat ieder voorstel afzonderlijk in stemming wordt gebracht. Is meer dan één voorstel betreffende hetzelfde onderwerp op reglementaire wijze ingediend, dan wordt het voorstel dat naar het oordeel van de voorzitter de verste strekking heeft, het eerst in stemming gebracht.
 
52.     Alle leden hebben het recht van amendement betreffende punten die op de agenda staan. Amendementen en subamendementen moeten door minstens 5 leden worden voorgesteld en schriftelijk bij de voorzitter worden ingediend tijdens de vergadering.
 
53.     Men wordt eerst dan geacht ter vergadering aanwezig te zijn als men de presentielijst heeft getekend.
 
 
Geldmiddelen
 
54.     In aansluiting op artikel 13 lid 2 van de Statuten is het bestuur bevoegd in bijzondere gevallen, zulks ter beoordeling van het bestuur, vrijstelling of vermindering van contributie toe te staan.
 
55.     In aansluiting op artikel 12 lid 2a van de Statuten doet het bestuur in enig boekjaar aan de AV een voorstel over de be­stemming van een voor- dan wel nadelig saldo van de jaarrekening.
 
56.     Het bestuur mag geen geldleningen sluiten.
 
57.     De begrotingspost met betrekking tot de onkostenvergoedingen voor de verleende diensten van trainers mag niet meer dan 70% van de begrote contributie-inkomsten bedragen.
 
58.     Het bestuur stelt jaarlijks de minimale contributie vast voor de donateurs.
 
59.     De penningmeester is gerechtigd alleen die onkostenvergoedingen uit te keren die voorzien zijn van de handtekening van de betrokken persoon
 
 
 
Wijzigingen van dit Huishoudelijk Reglement
 
60.     Wijzigingen of aanvullingen van dit HR moeten door de AV worden goed­gekeurd met een meerderheid van tenminste 2/3 van het totaal aantal uitgebrachte stemmen.
 
61.     In gevallen waarin de Statuten en het Huishoudelijk Reglement niet voorzien, of indien er verschil van mening bestaat over de toepassing van enig artikel daaruit, beslist het bestuur.